Как в аутлуке настроить подпись? Настраиваем подписи в Outlook Создание подписи в outlook

В Outlook можно создать один или несколько персонализированные подписи для сообщений электронной почты. Подпись может включать текст, рисунки, электронную визитную карточку, эмблему или даже изображение рукописной подписи. Можно настроить Outlook, чтобы подписи ко всем исходящим сообщениям автоматически добавляются или создать свою подпись и добавить его к сообщениям на по обстоятельств.

Создание подписи и настройка добавления подписи в сообщения в Outlook

Важно: Если у вас есть учетная запись Майкрософт Office 365 и использовать Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктов. Создание и использование подписей электронной почты в Outlook в Интернете, читайте в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете .

Если вы хотите увидеть, как это делается, .

Откройте новое сообщение электронной почты.

Выберите пункт подпись > подписи в меню сообщение .

В зависимости от размера окна Outlook и при создании нового сообщения электронной почты или ответа или пересылке сообщения меню и подписи кнопка может быть в двух разных местах.

В разделе выберите подпись для изменения выберите команду Создать и в диалоговом окне Новая подпись введите имя для подписи.

В разделе изменить подпись создайте свою подпись. Можно изменить шрифты, цвета шрифта и размеров, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежный подписи с маркеры, таблицы или границ, с помощью Word форматирование текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле изменить подпись .

Примечания:

В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:

В поле раскрывающегося списка учетной записи электронной почты выберите учетную запись электронной почты будет связана с подписью. Можно настроить разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

Если вы хотите, чтобы ваша подпись добавлена ко всем новым сообщениям по умолчанию в раскрывающемся списке новые сообщения , выберите один из подписей. Если необходимо не автоматическое добавление подписи в новые сообщения, выберите (вариант нет). Это не добавить подпись в любой сообщений, ответов и пересылаемых.

Если вам нужно подпись в сообщениях ответить и вперед, в раскрывающемся списке ответы и пересылаемые сообщения выберите один из подписей. В противном случае - примите параметр по умолчанию (нет).

Выберите кнопку ОК , чтобы сохранить новую подпись и вернитесь к сообщению. Outlook не добавить новую подпись в сообщение, открытые при выполнении шага 1, даже если вы решили подписи ко всем новым сообщениям. Вам необходимо будет вручную добавить подпись в одно сообщение. Подпись добавлена автоматически будет иметь всех будущих сообщений. Добавление подписи вручную, выберите в меню сообщение подпись и выберите подпись, которую вы только что создали.

Добавление логотипа или изображения в подпись

Если у вас есть логотип компании или изображение, чтобы добавить подпись, выполните следующие действия.

Вставка подписи вручную

Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.

Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом, который помимо работы с электронной почтой, также предоставляет клиенту широкий спектр дополнительных функций.

Благодаря этому мессенджеру у пользователя всегда будет доступ к , планировщику и массе других удобных разработок.

Cодержание:

Что касается электронной переписки, то и здесь имеет свои особенности, как, например, наличие электронной подписи, которая иногда может быть очень полезной.

Подпись, как правило, содержит полное имя отправителя, его должность и компанию, в которой он работает.

Таким образом, она удостоверяет его личность, что исключает возможность общения с различными мошенниками. Кроме этого, она может содержать в себе:

Посредствам программы единожды созданную подпись можно автоматически прикреплять ко всем исходящим письмам, но в какой-то момент может возникнуть потребность изменить ее.

Как правильно это сделать, мы расскажем в инструкции ниже.

Настройка существующих подписей в Outlook

Чтобы отредактировать одну или несколько подписей, необходимо перейти к следующим действиям:

1 зайдя в Outlook, выбрать вкладку «Файл» ;

2 в ней отыскать «Параметры» и перейти в них;

4 в нем мы находим кнопку «Подписи» и, кликнув по ней, переходим в режим создания и редактирования подписей.

В окне «Выберите подпись для изменения» указаны все существующие ранее созданные подписи, которые можно переименовывать или же удалять.

По средствам этого же окна создаются новые подписи.

Чтобы перейти к настройкам, следует кликнуть по нужной записи и тогда высветятся все данные, известные о ней. В нижнем окне отобразится поле для редактирования. В нем вы можете что-то подкорректировать или полностью переписать информацию заново в зависимости от своих потребностей.

Кроме этого, в той же панельке размещены дополнительные возможности, такие как размещение , и интернет ссылки, на сайт вашей компании или предприятия, к примеру.

Заключительный раздел содержит в себе настройки по умолчанию. Если у вас несколько подписей, обозначьте ту, которой пользуетесь чаще всего и она будет крепиться автоматически.

В этом разделе также можно выбрать отдельно подписи для новых писем и для ответов на чьи-то запросы.

После того, как все желаемые вами манипуляции для корректировки подписи будут совершенны, сохраняем результат и покидаем раздел, нажав кнопку «Ок» .

Кроме стандартного способа изменения подписи, где все пошагово и просто, есть еще и иной способ ее настройки – ручной. Для его осуществления пользователю необходимо при создании нового письма найти на верхней панели инструментов иконку, обозначающую подпись, кликнуть на нее и выбрать подходящий вариант.

Рис. 9 – Ручная настройка подписи

Итог

Процедура редактирования подписи выглядит примерно одинаково как в 2013 года, так и 2016 года выпуска, поэтому если следовать инструкции, что приведена выше, трудностей возникнуть у вас не должно.

Если же вы изначально не располагаете созданной подписью, то тем же описанным путем можно зайти в раздел «Подписи» и вместо редактирования выбрать кнопку «Создать» .

Заполните все поля, что уже были упомянуты, лишь дописав и адрес электронной почты и вы получите готовую подпись. Главное, не забудьте ее после этого сохранить.

Как видите, процедура простая и не требует от вас слишком больших временных затрат.

Если вы тот человек, который каждый день отправляет кучу писем по электронной почте, то скорее всего вам надоело указывать свои контактные данные в конце письма. Это легко исправить, установив приложение Outlook (если его нет в пакете офисных приложений). Затем просто редактируем подпись, после чего к концу письма этот документ прикрепляется автоматически.

На создание подписи у вас уйдет гораздо меньше времени. Так как на печатание контактов в конце письма занимает достаточное время и постепенно начинает надоедать.

Рассмотрим основные функции приложения и секреты к различным версиям Microsoft Outlook.

Данная программа может выполнять следующие:

создавать личные списки адресов;
производить массовую рассылку сообщений;
поддержка баз данных (заметки, адреса, телефоны);
планировать график дел;
хранить и вести списки контактов;
управлять электронной почтой.

Состоит из таких компонентов, как календарь, контакты, заметки, дневник задачи, сводки, .

Настраиваем Outlook 2007

Запускаем программу и в верхнем меню выбираем раздел «Сервис». В самом конце списка находим «Параметры».
Теперь выбираем пункт посередине «Сообщение». И справа ищем кнопку «Подписи».
Кликаем «Создать» и вводим необходимый текст, придаем нужный вид (можно менять шрифт, цвет).
Для автоматического добавления ко всем сообщениям справа укажите свой адрес и настройте параметры вставки. Отметьте созданную подпись в пункте «Новое сообщение».
Сохраняем изменения, нажав кнопку «ОК».
Возвращаемся в главный интерфейс электронной почты. Щелкаем по иконке «Создать сообщение».
В открытом окне мы увидим новое сообщение с созданной подписью.

На заметку! Для вставки подписи вручную не выставляйте в окне «новое сообщение», созданную подпись. При создании нового сообщения достаточно кликнуть по иконке «Подпись» и выбрать созданную подпись.

Подпись в Outlook 2010

Запускаем приложение через «Пуск» или кликнув по ярлыку на рабочем столе.
В самом верху щелкаем по первому пункту «Файл», в нем спускаемся в «Параметры».
Затем слева ищем «Почта» и внутри данной вкладки кнопка «Подписи».
Теперь проделываем такие же действия, как и для версии 2007 года.

Outlook 2013 — создаем личную подпись

Запускаем Microsoft Outlook.
Открываем раздел «Файл» (в верхнем меню) и снова спускаемся в «Параметры».
Снова открываем «Почта» и кликаем по кнопке «Подписи».
Далее снова смотрим последний пункт из версии 2007. К тому же есть возможность добавления гиперссылок (например, на ваш личный блог или сайт компании), а так же визитных карточек.

Видео — Как добавить подпись в Outlook 2013

Версия Outlook 2016 года

На заметку! Если вы не хотите устанавливать автоматическое прикрепление к новым сообщениям, то не заполняйте свою учетную запись. Просто будете устанавливать вручную, нажав на кнопку «Подпись» в новом сообщении.

Добавление картинки в подпись

В личную подпись можно вставить не только картинку, но и визитную карточку или гиперссылку.

Чтобы установить картинку, нужно:

Видео — Как вставить подпись с картинкой и ссылкой на сайт Outlook 2016

Проблемы с кнопкой «Подпись»

Бывают ситуации, когда кнопка не хочет работать. Решить данную проблему можно, переустановив пакет Microsoft Office. Но если таким путем решить проблему не удалось, то заходим в «Редактор реестра»:

Используем комбинацию «Win»+»R» и вводим в строку значение — «regedit».
Можно облегчить себе задачу, нажав комбинацию «Ctrl»+»F» и вбиваем в поиск — «LocalServer32».
Если не получается, то переходим вручную: раскрываем «HKEY_LOCAL_MACHINE».
Далее двигаемся к «SOFTWARE», затем «Classes».
Если у вас система x32, то нужно раскрыть «Wow6432Node», а потом двигаться к «CLSID» (в x64 сразу к этой).
Затем в разделе «0006F03A-0000–0000-C000–000000000046» находим нужную нам папку.
В данной папке должно находится 2 элемента, открываем их по очереди и каждое значение устанавливаем — «C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe». Сохраняем кнопкой «ОК».

Немного о дополнительных возможностях Outlook

Читайте подробную инструкцию, как включить автоответ, в нашей новой статье —

Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:

с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.

Видео — Как сделать подпись в Outlook 2016

Подпись в Outlook - это текст, находящийся после основного сообщения. В нём вы можете указать своё имя, адрес, контактные данные или любую другую информацию. Создав шаблон с подписью, вы сможете вставлять в его каждое сообщение отдельно, нажав кнопку на панели быстрого доступа, или включить автоматическое добавление написанного вашего текста в каждое отправляемое сообщение. Как сделать новый или изменить существующий шаблон, читайте в нашей инструкции.

Как сделать или изменить подпись в Outlook

Процесс создания подписи в разных версиях Outlook немного отличается, поэтому в статье будут представлены инструкции для каждой из них отдельно. Версия программы, установленной на вашем компьютере, будет совпадать с версией пакета Microsoft Office.

В панели быстрого доступа программы разверните вкладку «Сервис».
Открываем параметры программы.
Переходим к разделу «Сообщения».
В блоке «Подписи» кликаем по кнопке «Подписи…».

Outlook 2010, 2013, 2016

Начните процесс создания письма.
В блоке «Включения» разверните вкладку «Подписи» и нажмите на появившуюся кнопку «Подписи…».
Кликаем по кнопке «Создать», чтобы перейти к созданию новой подписи. В будущем в этом окошке вы сможете переключаться между несколькими подписями, редактировать и удалять их.
Составляем текст, который будет использоваться в качестве подписи. Можете указать в нём своё имя, название организации, которую вы представляете, адрес, полезные ссылки, контактные номера или любые другие данные. Текст можно изменять в размере, шрифте, жирности, курсиве, подчёркивании и расположении.
Чтобы вставить картинку в подпись, кликнете по иконке в виде гор и солнца, находящейся около кнопки «Визитная карточка».
Если вы хотите, чтобы подпись вставлялась автоматически в новые сообщения, ответы или пересылки, то сначала выберите учётную запись, для которой создаётся подпись, а потом включить или отключить автоматическое использование.
Кликнете по кнопке «Переименовать», чтобы изменить название самой подписи, которое будет видно только вам.
После того как вы окончите настройки подписи, используйте кнопку «Сохранить».
Вы можете создать ещё варианты подписи. Каждый из шаблонов вы можете использовать для разных целей и на разных учётных записях.
Если вы включите автоматическое использование подписи, то созданный вами текст будет находиться в каждом новом сообщение сразу после того, как вы приступите к созданию этого сообщения. Для того чтобы вставить подпись вручную, начните создавать сообщение, кликнете по кнопке «Подписи» и выберите одну из созданных вами подписей.

Что делать, если кнопка «Подпись» неактивна?

Некоторые пользователи сталкиваются с тем, что кнопка «Подпись» неактивна, то есть её нельзя нажать, а из-за этого невозможно создать и вставить подпись. Возникает такая проблема в основном из-за изменения настроек Outlook, смены аккаунтов, названия почты или по другим причинам. Чтобы вернуть кнопку «Подпись» в рабочее состояние, выполните следующие действия:

Закройте программу Outlook.
Откройте окошко «Выполнить».
Запустите редактор реестра, выполнив команду regedit.
Используя дерево папок в левом блоке реестра, перейдите по ветви HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Wow6432Node\CLSID\{0006F03A-0000–0000-C000–000000000046}\LocalServer32.
В конечной папке будут находиться два файла. Откройте каждый из них и измените строку «Значение» на путь к файлу outlook.exe. Этот файл запускаем саму программу, найти его можно в папке, в которую вы устанавливали Outlook.
Перейдите к папке HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\{0006F03A-0000–0000-C000–000000000046}\LocalServer32 и сделайте то же самое с двумя файлами, находящимися в ней. Готово, кнопка должна снова стать активной. Если это не поможет, то полностью удаляйте программу и устанавливайте её заново. Не забудьте сохранить перед удалением все важные письма, находящиеся в ней.

Как настроить ЭЦП

Обычная подпись - это информативное сообщение, которое отправляется в конце каждого сообщения с какой-то целью. Цифровая или электронная подпись - это сертификат безопасности, обеспечивающий подтверждение того, что то или иное письмо вам отправил определённый человек, а не его двойник-злоумышленник. Также подобная подпись шифрует сообщение, так что обычный пользователь, не имеющий ключ к шифру, не сможет его прочесть.

Учтите, чтобы зашифровать свой ящик, необходимо раздобыть сертификат безопасности. На данный момент его можно получить бесплатно или приобрести за деньги на интернет-сайтах. Например, на сайте https://www.instantssl.com/ssl-certificate-products/free-email-certificate.html предоставляют бесплатный сертификат для браузера, который после установки можно экспортировать и перенести в Outlook.

Outlook 2010, 2013, 2016

Открываем вкладку «Файл».
Переходим к блоку «Параметры».
Выберите подраздел параметров «Центр управления безопасностью».
Перейдите к параметрам центра безопасности.
Выберите пункт «Защита электронной почты».
Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам.
Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.
Если вы не включили функцию, шифрующую и подписывающую все письма, отправляемые вами, то вам придётся это делать для каждого сообщения вручную. Во время создания сообщения перейдите к вкладке «Параметры».
Кликнете по кнопке «Подписать» и «Шифровать», чтобы использовать свой сертификат.

Разверните вкладку «Сервис».
Перейдите к разделу «Центр управления безопасностью».
Выберите подпункт «Защита электронной почты».
Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам. Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.
Кликнете по кнопке «Параметры».
Назовите создаваемую конфигурацию и выберите алгоритмы шифрования, используемые вашим сертификатом.
Укажите путь до файла с сертификатом. Сертификат подписи и шифрования обычно содержится в одном файле.
Поставьте галочку напротив функции «Передавать сертификат с сообщением», чтобы получатели вашим писем могли расшифровать письмо, полученное от вас. Если вы считаете этот метод небезопасным, то передайте сертификат всем тем, кто будет получать от вас зашифрованные письма, лично.
Кликнете по кнопке «ОК», чтобы завершить настройку. Готово, теперь люди, получившие ваше письмо, будут видеть соответствующее уведомление рядом с письмом, подтверждающее то, что это сообщение им отправили именно вы, а не кто-то под вашим именем.

Существует два вида подписей - обычная и цифровая. Обычная используется для рассылки полезной для получателя информации в каждом сообщении. Её удобно использовать в том случае, если вам приходится отправлять большое количество сообщений, и каждый раз прописывать её неудобно. Цифровая подпись нужна для подтверждения своей личности и шифрования отправляемых писем. Используется в том случае, если нужно переслать что-то, что не должно попасть в руки левых людей.

Если вам надоело каждый раз перепечатывать одну и ту же информацию, создавая подписи к вашим электронным письмам, то поздравляем. В очередной раз выражение «лень - двигатель прогресса» обрело свое подтверждение. Ручное создание подписи к каждому электронному письму, действительно лишняя работа. Все современные почтовые клиенты (программы для приемки и отправки почты) позволяют это делать автоматически. Нужно только настроить свою подпись.

Не стал исключением в этом плане и Micrisoft Outlook. В нем также как и в остальных почтовых клиентах можно создать подпись, которая будет автоматически присоединяться к каждому создаваемому электронному сообщению.
Как в Outlook сделать подпись к электронным письмам?
Ответ на данный вопрос будет зависеть от такого, какой версией пакета офисных программ от Micrisoft вы пользуетесь. В данной статье будет рассказано о создании подписи в Microsoft Office 2003 и 2007.

Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2003.

Запустите Outlook. В главном меню вверху нажмите на «Сервис» и в открывшемся меню выберите пункт «Параметры».
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Сообщение» и внизу данного окна в поле «Выбор подписей для учетной записи:» укажите в выпадающем списке учетную запись, для которой будет создаваться подпись. Нажмите кнопку «Подписи...».
Появится окно создания подписи. Нажмите в нем кнопку «Создать...».
Запустится окно «Создание новой подписи». В данном окне введите название для будущей подписи и нажмите кнопку «Далее».
В следующем окне введите текст подписи, которая будет прикрепляться к каждому создаваемому электронному письму. В процессе создания подписи можно использовать предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления текста: изменять шрифт, цвет, размер вводимых символов, а также выбирать тип выравнивания.
Сохраните созданную подпись нажатием кнопки «Ок» в двух последних открытых окнах и нажмите «Применить» и «Ок» в последнем открытом окне.
Запустите создание нового письма и проверьте, что созданная подпись прикрепилась к нему.

Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2007.
В пакете офисных программ Microsoft Office 2007 с новым новым интерфейсом Fluent создание подписи происходит еще удобнее.

Запустите Outlook и под главной строкой меню нажмите кнопку «Создать» для запуска редактора нового электронного сообщения. То же самое можно выполнить простым нажатием клавиш Ctrl и N на клавиатуре. Разверните окно редактора на весь экран.
Нажмите кнопку «Подпись» в окне редактора и в появившемся под ней меню выберите пункт «Подписи...».
Откроется окно для создания подписей, в котором нажмите кнопку «Создать».
Введите имя будущей подписи и нажмите кнопку «Ок».
В поле «Изменить подпись» введите текст подписи. Используйте предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления создаваемой подписи. Outlook 2007 предлагает для этого более широкие возможности. В отличие от Outlook 2003 в нем к подписи можно добавлять изображения и гиперссылки.
Нажмите кнопку «Ок» для сохранения изменений.
Запустите создание нового электронного сообщения и проверьте, чтобы созданная в предыдущих пунктах подпись автоматически прикрепилась к нему.

Один раз потратив свое время на создание подписи в Outlook, вы многократно сэкономите его в будущем, ибавив себя от необходимости кадый раз вручную набирать подпись к создаваемым электронным письмам.